Artikel

Zo organiseer je een online event

Vanwege corona ziet de Maand van de Geschiedenis 2020 er anders uit dan je gewend bent. Wij raden jou aan om dit keer fysieke samenkomsten klein te houden en daarnaast in te zetten op digitale activiteiten. Maar hoe doe je dat, een online event organiseren? Met behulp van de ervaringen van verschillende organisaties hebben we de beste tips en tricks voor je op een rijtje gezet.

Een nood én een deugd

Door de coronacrisis zijn verschillende evenementen afgelast en ook voor de komende maanden lijkt het erop dat we nog te maken hebben met maatregelen en restricties. Daarom gaan steeds meer instellingen over op het organiseren van online evenementen – een nood, maar ook een deugd.

Zo kun je met jouw online activiteit een nieuwe doelgroep bereiken. Denk bijvoorbeeld aan bezoekers die wegens de locatie of mindere mobiliteit normaal gesproken niet in staat zijn jouw activiteit te bezoeken. Zij kunnen nu, achter hun computer, toch deelnemen aan jouw activiteit.

Bovendien kan een online evenement het publiek een unieke kans bieden om met bekende sprekers in contact te komen. Grijp de gelegenheid dan ook aan om interactie tussen de spreker en het publiek aan te moedigen, door het publiek bijvoorbeeld de mogelijkheid te geven na afloop vragen te stellen of een discussie te voeren.

Meld je (online) activiteit uiterlijk 10 augustus aan op onze website om kans te maken op vermelding in het Maand van de Geschiedenismagazine, de VPRO Gids-bijlage en andere uitingen. Aanmelden van activiteiten in de agenda op de website kan t/m 21 september.

 

BEST PRACTICE: DEBUREN
Willem Bongers-Dek en Nora Mahammed organiseerden voor Vlaams-Nederlands Huis DeBuren verschillende online activiteiten tijdens de Maand van de Filosofie en lanceerden het multimediale project ‘De Besmette Stad’, met virtuele leesateliers. Zij bereikten met de digitale activiteiten een aanvullend publiek van mensen die niet in de buurt van Gent wonen - zoals Nederlanders, die opvallend enthousiast waren - en mensen die wegens ziekte of beperkte mobiliteit niet naar een bijeenkomst kunnen afreizen. Aan de leesateliers namen lezers deel uit verschillende landen, zoals Nederland, Oostenrijk, België en Frankrijk.

Nora Mahammed:
“De formule van het ochtendprogramma van de Maand van de Filosofie was telkens driedelig: 45 minuten lezing, 30 minuten vraag en antwoord en vervolgens de veelgebruikte mogelijkheid om in kleine groepjes verder te filosoferen.”

Willem Bongers-Dek:
“We merken dat onze deelnemers van ‘De Besmette Stad’  het bijzonder vinden om op gelijke hoogte te staan met de kunstenaars. Waar je in een zaal vaak opkijkt naar een podium, is Spinvis binnen Zoom een videootje zo groot als een postzegel – net als jij.”

Tip!
Zie jouw online activiteit niet alleen als nood, maar ook als deugd. Bedenk iets leuks, anders, extra’s dat bij een fysieke activiteit niet had gekund en nu wel kan.

Techniek

Een extra uitdaging bij een online evenement is de technische kant. Wellicht is het de eerste keer dat je een digitale activiteit organiseert en dan is het van belang dat de techniek direct in orde is. Gelukkig zijn er allerlei (gratis) tools die je voor jouw online evenement kunt gebruiken. Hieronder vind je een greep uit de vele online tools:

  1. Facebook Live

Voordelen: Gebruiksvriendelijk, gratis, je kunt als kijker live meechatten en je kunt als organisator schakelen tussen verschillende schermen.
Nadelen: Je kunt de livestream niet afschermen, alleen toegankelijk voor kijkers met een Facebookaccount en er is een limiet van 4 uur.

  1. Instagram Live

Voordelen: Gebruiksvriendelijk, gratis en je kunt als kijker live meechatten.
Nadelen: Je kunt de livestream niet afschermen, er is een limiet van een uur, alleen toegankelijk voor kijkers met een Instagramaccount en Instagram is vooral handig voor gebruik met de smartphone.

  1. YouTube Live

Voordelen: Gratis, de kijker heeft geen account nodig, je kunt als kijker live meechatten, er is een limiet van 36 uur en je kunt als organisator schakelen tussen verschillende schermen.
Nadelen: Je kunt de livestream niet afschermen en het werkt iets ingewikkelder dan bijvoorbeeld Facebook Live of Instagram Live.

  1. Zoom (vergelijkbaar programma met Skype/Google Hangouts/Jitsi etc.)

Voordelen: Gebruiksvriendelijk, je kunt een besloten link naar deelnemers sturen en erg geschikt voor interactie tussen het publiek en de spreker. Bovendien kun je met zoom besloten 'rooms' aanmaken voor discussies, opdrachten, parallelsessies etc. in kleinere gezelschappen. 
Nadelen: De gratis variant heeft een tijdslimiet van dertig minuten en er zijn twijfels over de manier waarop Zoom omgaat met privacy.

  1. BigBlueButton

Voordelen: Je kunt een besloten evenement maken en je beschikt over veel interactieve tools voor het publiek, zoals polls en een online schoolbord.
Nadelen: Door de vele mogelijkheden ingewikkelder om te gebruiken en de gratis demo heeft zijn beperkingen.

BEST PRACTICE: DAG VAN HET KASTEEL
Janneke van Dijk organiseerde de eerste digitale variant van de Dag van het Kasteel:
'Het was flink omschakelen van fysiek naar online, maar omdat we bij de kern bleven – één dag in het jaar kastelen en binnenplaatsen in de spotlights zetten – hadden we snel een nieuw format bedacht. Op onze website verzamelden we korte artikelen, filmpjes, podcasts, fiets- en wandelroutes en livestreams die we zelf maakten en ingestuurd kregen van onze achterban. We hebben de website een maand voor de Dag van het Kasteel gelanceerd en zijn vanaf toen gaan vullen. Dit is veel werk en we hadden deze tijd echt nodig.'

Willem Bongers-Dek van DeBuren:
“We organiseerden de hele week via Zoom en alles verliep technisch erg vlot. De reden hiervan is dat alle moderators goed geïnformeerd waren en elke activiteit aftrapten met een heldere uitleg over de technische vereisten. Goed van tevoren alles doornemen en oefenen helpt natuurlijk ook!”

Tip!
Mocht je er toch niet uitkomen? Met even googelen kom je meestal al een heel eind. Op het internet staan allerlei filmpjes en artikelen die uitleggen hoe je problemen bij online programma’s kunt oplossen.

Marketing en communicatie

Net als bij fysieke samenkomsten zijn marketing en communicatie ook bij digitale activiteiten erg belangrijk. Jouw evenement moet immers vindbaar zijn. Benader jouw online event dan ook als een volwaardige activiteit: deel het evenement op social media, neem het mee in de nieuwsbrieven en zet het in de agenda. Op onze website kun je jouw digitale activiteit aanmelden met de categorie ‘online’, dan kunnen wij jouw evenementen ook meenemen in onze pr.

Janneke van Dijk van de Dag van het Kasteel:
'Om op 1 juni mensen naar de website te trekken, hadden we vijf "premières". De volgende keer willen we nog meer ruchtbaarheid geven aan deze online activiteiten. Het belangrijkste is dat mensen weten dat je er bent en dat ze je kunnen vinden.'

Tip!
Zoek samenwerkingen op om jouw activiteit vindbaarder te maken. Kijk waar je met andere organisaties samen kan optrekken om jouw online evenement tot een succes te brengen.

Voor wat hoort wat

Het organiseren van online evenementen is niet gratis. Als instelling investeer je in manuren, communicatie, techniek etc. Je kunt dus gewoon geld vragen voor het bezoeken van jouw digitale activiteit, bijvoorbeeld door een besloten link pas te delen indien iemand een ticket heeft gekocht of door tijdens of na het evenement te vragen om een donatie. Zeker in deze tijden zijn mensen best bereid de culturele sector te steunen.

Willem Bongers-Dek van DeBuren:
'De opkomst van de activiteiten tijdens de Maand van de Filosofie was hoog, de interactie kwam vlot op gang en we klokten af op meer dan 600 deelnemers, die vrijwillig en zonder richtprijs gemiddeld 1 euro bijdroegen.'

Tip!
Het kan kosten schelen door een 'echt' en digitaal evenement met elkaar te combineren. Zo kun je een lezing organiseren voor een kleine groep aanwezig, die je tegelijkertijd livestreamt via een (besloten) link. Op deze manier bereik je ondanks de coronarestricties toch een groot publiek. Ook in de toekomst, na corona, kan dit een interessante combinatie zijn.

Janneke van Dijk van de Dag van het Kasteel:
'Het mooie van deze digitale editie is dat we een betere borging hebben van de verhalen dan eerdere jaren. Alles staat online en is dus ook na afloop na te lezen, te luisteren en te kijken. Volgend jaar hopen we een combinatie te kunnen maken en bezoekers weer op locatie én online te kunnen ontvangen om zo zoveel mogelijk verhalen te laten beklijven.'

Extra inspiratie

Heb jij wat extra inspiratie nodig bij het organiseren van een online evenement? Hieronder vind je een aantal ideeën voor digitale activiteiten:

  • Online (pub)quiz: stream een (pub)quiz via Facebook Live en laat de teams hun antwoorden invullen via Google Forms
  • Online lezing: stream de lezing via Zoom en laat de deelnemers zich vooraf aanmelden, zodat zij een besloten link kunnen ontvangen en creëer na de lezing de mogelijkheid voor vragen en discussie.
  • Online rondleiding: stream een rondleiding door jouw archief/museum/stad via Instagram Live, licht bijzondere stukken en plekken uit en laat het publiek live vragen stellen aan de rondleider
  • Online panelgesprek: stream een panelgesprek via YouTube Live en laat de deelnemers van de livestream vragen stellen aan de deskundigen
  • Online performance: Stream via Facebook of Instragram Live (een gedeelte van) jouw theaterstuk, muziekoptreden of dansvoorstelling en laat het publiek aan het eind vragen stellen
  • Online discussie: organiseer een online discussie met moderator via Zoom
  • Online masterclass of workshop: stream een webinar via BigBlueButton
  • Online filmvertoning: laat het publiek een film bekijken door hen een link te sturen, leid de film eerst in door een korte lezing van een deskundige te streamen en vraag het publiek later terug te komen voor een discussie via Zoom
  • Online boekenclub: laat het publiek een boek lezen en plan een online discussie (met de auteur van het boek) via Zoom
  • Wandeling: maak een (stads)wandeling op Spacetime Layers.

Wil je aan de slag met een online event maar weet je nog niet precies hoe of wat? Wij denken graag met je mee! Mail naar maand@openluchtmuseum.nl of bel 026-2006505 om met ons in contact te komen.